Ein Jira für die ganze Gruppe: fünf Entscheidungen, die den Unterschied machen
Wenn jedes Team oder jeder Standort eigene Projekte in Jira anlegt, funktioniert das eine Weile. Bis teamübergreifend zusammengearbeitet, berichtet oder verwaltet werden muss. Eine gemeinsame Arbeitsweise heißt nicht, dass alles identisch sein muss, wohl aber, dass Sie festlegen, was gemeinsam gilt.
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1. Wenige gemeinsame Workflows
Beginnen Sie mit einigen Workflows, die für die meisten Teams passen. Ein Team mit einer echten Ausnahme bekommt eine Variante, keinen Workflow, der bei null anfängt.
Weniger Workflows bedeuten eine einfachere Verwaltung, teamübergreifend stimmige Berichte und Änderungen, die Sie nur einmal vornehmen.
2. Felder mit klaren Absprachen
Doppelte Felder sind ein Klassiker: „Kunde“, „Kundenname“ und „Customer“ nebeneinander. Legen Sie fest, welche Felder gemeinsam genutzt werden, mit einem klaren Namen, einer Beschreibung und einer verantwortlichen Person.
Pflichtfelder und eine Prüfung in den Transitionsmasken sorgen dafür, dass Vorgänge vollständig sind, wenn es darauf ankommt.
3. Berechtigungen über Projektrollen
Vergeben Sie Berechtigungen über Projektrollen und Gruppen statt an einzelne Benutzer. So teilen sich Projekte ein Berechtigungsschema und es genügt, jemanden der richtigen Gruppe oder Rolle hinzuzufügen.
4. Bewusste Entscheidungen bei Apps
Erstellen Sie eine Übersicht der Marketplace-Apps: Wer nutzt welche App und wofür? Oft stellt sich heraus, dass zwei Apps dasselbe tun oder eine App kaum noch genutzt wird.
Lassen Sie jedes Team angeben, welche Apps es braucht und warum. So bleiben Kosten und Verwaltung im Griff.
5. Dokumentation und eine feste Ansprechperson
Halten Sie die Absprachen zum Beispiel in Confluence fest und legen Sie fest, wer neue Anfragen beurteilt. So bleibt die Struktur stabil, wenn Teams oder Projekte hinzukommen.
- Welche Workflows und Felder gemeinsam genutzt werden und warum
- Wie ein Team ein neues Projekt oder eine neue App beantragt
- Wer die Jira-Umgebung verwaltet und Änderungen vornimmt
So sind wir bei FleetGO vorgegangen, das mit Teams in Belgien und Deutschland gruppenweit mit Jira arbeitet.
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